Το Google Drive ήταν το προεπιλεγμένο μου μέρος για την απόρριψη εγγράφων, PDF, αρχείων έρευνας, τιμολογίων, υπολογιστικών φύλλων και τυχαίων στοιχείων εργασίας.
Το πρόβλημα δεν ήταν ποτέ η αποθήκευση. Το πρόβλημα ήταν το πλαίσιο. Εκεί τα έργα στο Google Drive άλλαξαν τα πράγματα για μένα.
Δημιουργεί έναν εστιασμένο χώρο εργασίας όπου μπορώ να ομαδοποιήσω σχετικές πηγές, να κάνω ερωτήσεις στους Διδύμους για αυτές και να διατηρήσω οτιδήποτε σχετίζεται με μια συγκεκριμένη εργασία.
Νόμιζα ότι τα Έγγραφα Google ήταν αρκετά μέχρι να τα συνδυάσω με το Gemini
Το μυστικό όπλο για άψογα έγγραφα
Το Google Drive ήταν οργανωμένο αλλά όχι με βάση τα συμφραζόμενα
Το Google Drive δεν ήταν ποτέ πρόβλημα για μένα από άποψη αποθηκευτικού χώρου και βασικής οργάνωσης. Μπορώ να αναζητήσω ένα αρχείο, να ανοίξω έναν φάκελο ή να χρησιμοποιήσω το Gemini στο Drive για να λάβω βοήθεια όταν χρειάζεται.
Το θέμα φαινόταν όποτε ρωτούσα τον Δίδυμο κάτι σχετικό με ένα συγκεκριμένο έργο.
Σίγουρα, θα μπορούσε να αντλήσει πληροφορίες από το Drive, αλλά οι απαντήσεις χρειάζονταν συχνά, καθώς ο Gemini φαινόταν να προσπαθεί να κατανοήσει ολόκληρο το Drive μου πριν απαντήσει σε μια εστιασμένη ερώτηση.
Όταν εργάζομαι σε ένα άρθρο, μια σύντομη ενημέρωση πελάτη, ένα θέμα έρευνας ή ένα έγγραφο προγραμματισμού, δεν θέλω πάντα να κάνω ευρύτερη αναζήτηση σε όλα όσα έχω αποθηκεύσει ποτέ.
Εκεί άρχισαν να βγάζουν νόημα τα Έργα.
Αντί να κοιτάζω το Gemini ολόκληρο το Drive μου, το Projects μου επιτρέπει να δημιουργήσω έναν αποκλειστικό χώρο με μόνο τα αρχεία, τους φακέλους ή τους πόρους που είναι σημαντικοί για τη συγκεκριμένη εργασία.
Δίνει στους Διδύμους ένα πολύ πιο αυστηρό όριο. Μπορώ να προσθέσω τα σχετικά έγγραφα μία φορά, να επιστρέψω στο ίδιο έργο αργότερα και να κάνω ερωτήσεις χωρίς να αναδημιουργώ το πλαίσιο κάθε φορά.
Αυτή η μικρή αλλαγή κάνει το Drive να αισθάνεται πολύ πιο έξυπνο. Δεν είναι πλέον απλώς ένα μέρος όπου τα αρχεία φυλάσσονται τακτοποιημένα.
Με τα Έργα, το Drive αρχίζει να συμπεριφέρεται σαν ένας εστιασμένος χώρος εργασίας όπου οι σωστές πληροφορίες παραμένουν συνδεδεμένες με τη σωστή εργασία.
Το Projects μετατρέπει το Drive σε χώρο εργασίας
Η εγκατάσταση είναι αρκετά απλή: δημιουργώ ένα νέο έργο, του δίνω έναν σχετικό τίτλο, προσθέτω τις σωστές πηγές από το Drive και είμαι έτοιμος.
Δεν υπάρχει περίπλοκος πίνακας εργαλείων για δημιουργία, καμία νέα δομή φακέλου για συντήρηση και καμία ξεχωριστή εφαρμογή διαχείρισης έργου για διαμόρφωση.
Απλώς υποδεικνύω το Gemini στα αρχεία που είναι σημαντικά για τη συγκεκριμένη εργασία.
Τον περασμένο μήνα εργαζόμουν σε έναν περίπλοκο ιστότοπο ηλεκτρονικού εμπορίου που ονομάζεται Asha Jewels. Δεν ήταν ένας απλός ιστότοπος μιας σελίδας όπου όλες οι πληροφορίες βρίσκονται σε ένα έγγραφο.
Είχα σημειώσεις συνάντησης σε ένα αρχείο, αντίγραφο ιστότοπου σε άλλο, περιεχόμενο προϊόντος αλλού και μια δέσμη επιπλέον λεπτομερειών διάσπαρτες στο Drive.
Κανονικά, άνοιγα πολλές καρτέλες, μεταπηδούσα μεταξύ αρχείων, έψαχνα με μη αυτόματο τρόπο και προσπαθούσα να συνδυάσω το πλαίσιο μόνος μου.
Αντίθετα, δημιούργησα ένα αποκλειστικό έργο για το Asha Jewels και πρόσθεσα τα κατάλληλα αρχεία από το Drive. Όταν επισυνάπτονταν αυτές οι πηγές, άρχισα να κάνω συγκεκριμένες ερωτήσεις στον Gemini σχετικά με τον ιστότοπο.
Μπορώ λοιπόν να κάνω ερωτήσεις όπως “Ποια είναι τα κύρια θέματα σχεδιασμού που αντιπροσωπεύονται στις διάφορες συλλογές της Asha Jewels;” και λάβετε σχετική απάντηση σε χρόνο μηδέν.
Ας υποθέσουμε ότι εργάζομαι στην ενότητα Κολιέ, ώστε να μπορώ να ρωτήσω, “Λάβετέ μου όλες τις περιγραφές κολιέ” και δημιουργεί μια λεπτομερή βάση δεδομένων για κάθε αντικείμενο.
Μπορώ ακόμη και να εξαγάγω αυτήν τη λίστα στα Φύλλα και να συνεχίσω τη δουλειά μου.
Επιτέλους καθάρισα το ακατάστατο Google Drive μου με λίγη βοήθεια από τους Gemini
Ο Δίδυμος μετέτρεψε τα χρόνια της αταξίας σε τάξη
Είναι ιδανικό για ερευνητική εργασία
Το άλλο πράγμα που κάνει τα Έργα χρήσιμα είναι πόσο φυσικά λειτουργεί με τον υπόλοιπο χώρο μου στο Google Workspace.
Η δουλειά μου δεν μένει μόνο στο Google Drive. Σημαντικές λεπτομέρειες είναι επίσης διαθέσιμες μέσω του Gmail και του Ημερολογίου Google.
Προηγουμένως, αυτό σήμαινε ότι έπρεπε να μεταπηδήσω μεταξύ των εφαρμογών για να βρω την πλήρη εικόνα.
Το Drive είχε ένα κομμάτι του παζλ, το Gmail είχε ένα άλλο και το Ημερολόγιο είχε Χρονολόγιο. Με μία κίνηση, το Project φέρνει τα πάντα σε ένα μέρος.
Για παράδειγμα, όταν δούλευα στον ιστότοπο της Asha Jewels και ήθελα να φέρω μια προσφορά από ένα email, ανέθεσα στο Gemini να βρει το μήνυμα από τα εισερχόμενα του Gmail και έκανε τη δουλειά χωρίς να ιδρώσει.
Το ίδιο ισχύει και για το Ημερολόγιο. Εάν θέλω να μάθω εάν υπάρχει μια συνάντηση ομάδας που σχετίζεται με αυτό το έργο την επόμενη εβδομάδα, δεν χρειάζεται να ανοίξω το Ημερολόγιο σε ξεχωριστή καρτέλα. Μπορώ να ζητήσω από τους Διδύμους να το ζητήσουν.
Ωστόσο, δεν υπάρχει τρόπος να δημιουργήσετε ένα νέο συμβάν χρησιμοποιώντας ένα μήνυμα κειμένου, κάτι που είναι κρίμα.
Αυτός ο συνδυασμός είναι που το κάνει ισχυρό. Γνωρίζει το έργο, κατανοεί τις συνημμένες πηγές και μπορεί να αντλήσει σχετικές πληροφορίες από το Gmail, το Ημερολόγιο, τη Συζήτηση και τον Ιστό.
Τότε το Google Drive αρχίζει να αισθάνεται πολύ πιο έξυπνο. Και όπως τα κανονικά αρχεία, μπορώ να μοιραστώ ένα ολόκληρο έργο με φίλους και συναδέλφους.
Ο χώρος εργασίας μου τελικά βγάζει νόημα
Το Projects έχει αλλάξει τον τρόπο που χρησιμοποιώ το Google Drive κάθε μέρα.
Αντί να μεταπηδάω μεταξύ τυχαίων φακέλων, εγγράφων, email και αρχείων PDF, μπορώ τώρα να δημιουργήσω έναν εστιασμένο χώρο εργασίας γύρω από μια μεμονωμένη εργασία και να αφήσω το Gemini να εργαστεί στο σωστό πλαίσιο.
Κάνει την έρευνα πιο εύκολη, την παρακολούθηση πιο γρήγορη και τα διάσπαρτα αρχεία πολύ λιγότερο κουραστική στη διαχείριση.
,
Για μένα, μετέτρεψε το Google Drive από ένα ντουλάπι αποθήκευσης σε πραγματικό εργαλείο παραγωγικότητας.